La gestione dei documenti digitali per ridurre i costi Ufficio Paperless

Mi è arrivato tra le mail un interessante comunicato stampa. La società Nuance si sta impegnando nello sviluppo di tecnologie per facilitare e proiettarsi in un ufficio libero dalla carta.

Vi lascio alla lettura:

Milano, 12 febbraio 2018 – Al giorno d’oggi, di fronte all’acuirsi di fenomeni globali che denotano una cattiva salute del pianeta, chiunque è chiamato a preservare e tutelare l’ambiente attraverso l’adozione di pratiche e stili di vita green, sia nella vita privata che in ambito lavorativo. Se fino a qualche anno fa la policy ambientale era un concetto quasi sconosciuto per il quale le organizzazioni intraprendevano azioni limitate e frammentarie, la sostenibilità ambientale è diventata oggi un vero imperativo e sempre più aziende – anche di piccole dimensioni – stanno comprendendo il valore e i benefici che l’implementazione di un business più green può portare all’ecosistema e all’organizzazione stessa in termini economici e di produttività, oltre alla possibilità di differenziarsi dalla concorrenza. Lo dimostrano anche i dati emersi da un recente studio condotto dalla società di ricerche IDC, secondo cui la gestione digitale dei documenti può ridurre i costi di un’organizzazione fino al 30% aumentando le entrate del 36%. Per supportare le aziende a migliorare il loro approccio eco-friendly attraverso una gestione del workflow più digitale e votata al paperless, Nuance Communications, Inc. ha stilato degli utili suggerimenti per aiutare le aziende a far leva sulle ultime tecnologie al fine di realizzare un ufficio green, evidenziando i numerosi vantaggi che questo comporta.

La gestione della stampa in azienda

Nonostante la crescente tendenza all’utilizzo di pratiche IT sostenibili, i flussi di lavoro di documenti e stampa sono spesso ambiti sottovalutati. Considerando che il 20%* dei documenti stampati in azienda non vengono mai recuperati, il primo passo verso la realizzazione di un ambiente di lavoro ecosostenibile è intervenire sulla loro gestione, consentendo alle organizzazioni di ridurre gli sprechi di carta e inchiostro, nonchè i costi ad essi collegati. È necessario dunque introdurre in azienda soluzioni integrate nel dispositivo multifunzione e tecnologie innovative in grado di controllare e gestire in tutta sicurezza i lavori di stampa e di acquisizione documentale. Equitrac di Nuance, per esempio, è il software intelligente di gestione della stampa che consente di integrare i flussi di lavoro di stampa e digitalizzazione in una singola interfaccia nel dispositivo multifunzione e di fornire avanzate funzionalità di stampa, copia e digitalizzazione attraverso la selezione del flusso di lavoro più adeguato per il processo e la stampa dei documenti necessari. La soluzione aiuta a ridurre l’impatto ambientale e i costi totali di stampa, oltre ad allocare accuratamente i costi di stampa.

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ContaOra Un semplice software per "misurare" il tempo

Il software nasce per l’utilizzo personale, come un progetto in continuo sviluppo ed in quanto tale CONTIENE dei  BUG per cui non è possibile affidarsi allo stesso senza rischi connessi di vario genere e sconosciuti.

Ne permetto l’utilizzo comune in versione BETA gratuita e spero che vogliate segnalarmi eventuali anomalie del programma come anche già ribadito nelle indicazioni all’avvio del programma.

SCOPO: avere uno strumento che permetta di etichettare e quindi “misurare” il tempo di lavoro svolto per singoli clienti e pratiche. Il risultato finale sarà un elenco delle pratiche svolte per singolo cliente, con il tempo impiegato per ognuna di essa.

A seguire una brevissima Guida Rapida all’Utilizzo:

    1. Leggere questa brevissima guida;
    2. Scaricare il software: ContaOra-Beta-0.1.zip (24 download) ;
    3. Inserire il software in una cartella di proprio interesse (consiglio di crearne una dedicata, visto che lo stesso software ne crea altre tre (pratiche, clienti e report);
    4. Avviare il software;
    5. Leggere e Accettare le condizioni di utilizzo;
    6. Scegliere un cliente (si può fare una prova con quello già installato);
    7. Scegliere una pratica (si può fare una prova con quello già installato);
    8. Premere AVVIA ed il software mostrerà l’orario di avvio, riducendosi ad icona nella barra in basso a destra;
    9. Premere due volte l’icona nella barra applicazioni (system tray) per riaprire il programma;
    10. Premere ARRESTA;
    11. Il software memorizza e scrive su un file dedicato (denominato come scelto) la pratica ed il tempo di differenza tra l’ orario di inizio e l’ orario di fine.
    12. Il menù INSERISCI permette di inserire un nuovo cliente ed una nuova pratica;
    13. Il menù MODIFICA – MODIFICA ED ESAMINA permette di aprire la scheda del cliente in una tabella per la sua visione e modifica;
    14. il menù VISUALIZZA – REPORT GIORNALIERO apre la cartella report che contiene i singoli file giornalieri riepilogativi dell’attività;
    15. il menù VISUALIZZA – SCHEDA CLIENTE apre in automatico il file del cliente con EXCEL.

Altre funzioni e indicazioni:

Dal menù MODIFICA – MODIFICA ED ESAMINA è possibile aprire in tabella il file del cliente e modificarlo come segue:

  1. Inserire il nome di una nuova pratica (come ad esempio una “telefonata”) indicando i parametri temporali e cliccando successivamente su INSERISCI RIGA;
  2. Eliminare una riga premendo su ELIMINA RIGA;
  3. Salvare le modifiche premendo su SALVA;
  4. Esiste anche la possibilità di stampare i risultati su un file di testo .TXT premendo STAMPA SU FILE DI TESTO.

Al fine di meglio utilizzare il software è importante anche sapere che il software si basa su 3 database in formato .csv ed in quanto tali facilemente accessibili e modificabili con l’applicazione “blocco note” e apribili sia con Excel che con LibreOffice/OpenOffice.

SOTTOLINEO che il programma è per l’uso personale e non professionale, è rilasciato in versione beta e diffuso solo attraverso questo canale, al fine di migliorarlo con eventuali commenti e indicazioni.

ContaOra-Beta-0.1.zip (24 download)

 

    TIPS: è possibile inserire l’applicazione in una cartella, creare un collegamento al programma ed inserire la stessa nella cartella di esecuzione automatica all’avvio del computer:

  1. Dall’applicazione “Esegui” digitare: shell:startup
  2. Inserire il collegamento nella cartella che vi appare
  3. Chiudere e riavviare per vederne il funzionamento

Audi A8 e la conversazione digitale Dragon Drive di Nuance porta la conversazione interazionale nella nuova Audi A8

Interessante comunicato stampa in merito ad una novità per la Audi A8 che spero presto vedremo anche su tutte le altre autovetture. Molti professionisti sfruttano il tempo di trasporto da un luogo ad un altro per effettuare le proprie telefonate. Audi insieme a Nuance Communications hanno sviluppato una tecnologia in grado di agevolare questa abitudine.

Nuance Communications, Inc. (NASDAQ: NUAN) annuncia oggi che Dragon Drive – piattaforma di Nuance per l’automobile connessa basata su intelligenza artificiale (AI) – sarà implementata come soluzione per gestire tutte le conversazioni e i servizi connessi della nuova Audi A8 e dei modelli che seguiranno. Dragon Drive utilizza il riconoscimento vocale basato su cloud, è in grado di comprendere il linguaggio naturale e integra funzionalità text-to-speech (TTS) per dar vita a un vero e proprio assistente alla guida in grado di ascoltare, comprendere e rispondere al guidatore.

Attraverso Dragon Drive, i guidatori di Audi A8 potranno beneficiare di un sistema di conversazione personalizzato e fortemente integrato nel veicolo che darà loro accesso a tutti i servizi connessi attraverso comandi vocali come, ad esempio, le previsioni meteo, i punti di interesse o indirizzi, informazioni sui parcheggi, distributori di benzina così come l’accesso al calendario e alle note. La piattaforma assicura anche l’accesso ai servizi embedded, come la musica e il navigatore, o a funzionalità in-car come l’aria condizionata.

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